בעת תכנון כנס, חשוב להבין את המטרות והצרכים של האירוע. האם הכנס מיועד לנטוורקינג, השקת מוצר חדש, או שמא מדובר בכנס מקצועי? כל אחד מהאירועים הללו מצריך עמדות צילום שונות. למשל, כנס עם אורחים רבים עשוי לדרוש מספר עמדות צילום על מנת לכסות את כל האורחים, בעוד שכנס קטן יותר יכול להסתפק בעמדה אחת מרכזית.