בטרם קיום כינוס, חשוב לערוך בדיקה יסודית של השולחנות המיועדים למשחקים. יש לבצע הערכה של המצב הפיזי של השולחנות, ציוד המשחק והאביזרים הנלווים. השגת מידע על סוגי המשחקים שיתקיימו עשויה לסייע בזיהוי בעיות פוטנציאליות, כמו חוסר בחלקים או בעיות טכניות שעלולות להתרחש במהלך האירוע.